Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen. Se tarkoittaa yhteydenpitoa jäseniinsä ja yhdistyksen tapahtumista tiedottamista jäsenkunnalle sekä jäsensuhteen ylläpidon vaatimia toimia. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Tiedot kerätään jäseniksi hakevilta (yhdistyksen nettisivuilta löytyvällä hakemuksella) ja heitä velvoitetaan itse ilmoittamaan mahdolliset tietoihin tulevat muutokset. Yhdistyksen nettisivuilla on jäsenistöllä mahdollisuus mainostaa omaa työtään, jota varten he itse toimittavat tiedot ja halutessaan valokuvan itsestään.
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) laskutusta varten sekä muut jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, joita on kysytty jäsenhakemuksen jättövaihessa. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Näihin tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät ko. tietojen käsittelyä. Rekisterit löytyvät niin manuaalisessa kuin sähköisessä muodossa ja ovat molemmat suojattu luotettavasti asianmukaisin teknisin toimenpitein.
Tiedot saadaan säännönmukaisesti jäseneksi hakevan henkilön kautta itseltään. Yhdistyksen nettisivuilta löytyy hakulomake, jonka hakija täyttää ja lähettää jäsenasiainhoitajalle. Rekisteriin ei yhdistetä tietoja muista mahdollisista tietolähteistä, kuten esim. tapahtumien osallistujaluetteloista tai sosiaalisesta mediasta.
Rekisterinpitäjä ei luovuta jäsentietoja kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan siirtää yhdistyksen eri asiainhoitajien välillä asianmukaisin suojauksin.
Ei siirtoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietojenkäsittelyssä noudatetaan huolellisuutta niin manuaalisen kuin ATK:lla käsiteltävän tiedon osalta. Sähköisten tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisilla palomuureilla ja muilla teknisillä ratkaisuilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden asiainhoitajien toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.Tietoja poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä tai jäsensuhteen loppumisen vuoksi.